PDF/A: Cos’è

PDF/A è uno standard internazionale (ISO19005), sottoinsieme dello standard PDF, appositamente pensato per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici. Garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo e con programmi software diversi.

PDF/A: le caratteristiche tecniche

Lo standard PDF/A è suddiviso in due parti: PDF/A-1 e PDF/A-2.

Il PDF/A-1, l’unico ad oggi approvato, è suddiviso a sua volta in due livelli:

• - PDF/A-1a= massimo richiesto dallo standard
• - PDF/A-1b= minimo richiesto dallo standard (incluso nel PDF/A-1a).

Un file PDF/A deve contenere tutte le informazioni necessarie a visualizzare il documento con lo stesso layout di quando è stato generato. Tutto il contenuto visibile del documento deve essere incluso nel file: il testo, le immagini, i vettori grafici, i fonts, i colori ecc..

Un documento PDF/A non può contenere macro-istruzioni o riferimenti ad elementi od informazioni (come i font) esterni al file stesso.

GENERARE un documento in formato PDF/A

Per produrre un PDF/A a partire da un documento testuale (ad esempio .doc, .xls, .odt ecc.) sono disponibili diversi prodotti e tools commerciali.  A tal proposito si veda il sito http://www.pdfa.org/

In particolare, si segnalano i seguenti strumenti:

On line: https://pdf.online/it/pdf-to-pdfa

Clicca su “Dispositivo locale” e seleziona il file da modificare

Sulla colonna a destra dello schermo impostare il livello di conformità in: PDF/A-1°

Clicca su CONVERTIRE e poi su SCARICA

Offline: Open Office - GRATUITO

Utilizzare il prodotto OpenOffice, scaricabile gratuitamente dal sito: http://it.openoffice.org/.

LE ISTRUZIONI PER PRODURRE UN PDF/A:

1) Aprire il documento di testo relativo all'atto redatto con i propri strumenti (anche se in formato .doc o .xls)

2) dalla voce menu “File” scegliere l'opzione “ESPORTA NEL FORMATO PDF…..”;

3) dal Menu “Opzioni PDF” che si presenta, nella sezione  “Generale”  impostare  “PDF/A-1”;

4) attivare   il tasto  “Esporta”;

5) salvare il documento.

IL DOCUMENTO COSÌ SALVATO (CON ESTENSIONE .PDF) È IN FORMATO PDF/A.